Praca Administracja - Prace biurowe

Sprawne działanie większości przedsiębiorstw wymaga zawsze personelu administracyjnego. Jego rola polega na asystowaniu menedżerom działów lub na obsłudze działów w sposób, który zapewni ich płynne i efektywne działanie każdego dnia. Prace biurowe i administracyjne należą do jednych z najbardziej poszukiwanych, ponieważ związane z nimi miejsca pracy są oferowane między innymi w szkołach, na uniwersytetach, w urzędach państwowych, dużych i małych przedsiębiorstwach i korporacjach, szpitalach i wielu innych.

Funkcja i zadania każdego stanowiska zależą od sektora, wielkości i rodzaju działalności, stopnia odpowiedzialności oraz od tego, czy wymagane jest doświadczenie i czy jest to przedsiębiorstwo prywatne czy publiczne. Niemniej jednak, od osób pracujących w administracji wymaga się często podzielności uwagi i profesjonalnego podejścia do obowiązków, nawet gdy trzeba działać pod presją.

Typowe zadania obejmują zwykle: obsługę telefonu i poczty elektronicznej; pisanie listów; odbieranie i wysyłanie wiadomości; komunikację z innymi działami i kontakty zewnętrzne; dokonywanie rezerwacji pokojów, sal konferencyjnych, biletów lotniczych, hoteli; organizację imprez zarówno w firmie jak i poza nią; organizację spotkań; protokołowanie na zebraniach; zarządzanie i aktualizację wewnętrznych baz danych; obsługę dokumentów oraz opracowywanie i utrzymanie systemów gromadzenia danych.

Pracodawcy z tego sektora najczęściej wymagają umiejętności takich jak:

• Wielozadaniowość
• Proaktywność i zdolność do działania pod presją są często niezbędne
• Znakomite umiejętności w zakresie komunikacji pisemnej i ustnej
• Obsługa komputera, w tym edytorów tekstu, oraz dobra znajomość pakietów software takich jak Microsoft Office
• Umiejętność koordynowania i organizowania pracy
• Biegła znajomość angielskiego, a najczęściej także dobra znajomość drugiego języka europejskiego

W sektorach specjalistycznych takich jak Prawo, Finanse lub Zasoby Ludzkie, od pracowników administracji/sekretariatu będzie wymagać się także wysokich kwalifikacji oraz doświadczenia. Stanowiska te mogą wymagać także sporządzania dokumentów prawnych, zarządzania budżetem i fakturowania, obsługi danych statystycznych, przeprowadzania rekrutacji i szkolenia oraz nadzorowania pracowników niższego szczebla.

Sektor Administracji oraz Prac Biurowych oferuje wiele ścieżek rozwoju zawodowego. Stanowiska można podzielić według następujących kategorii:

• Stanowiska biurowe: są to miejsca pracy dla młodszych stażem osób i wymagają ścisłego nadzoru; obejmują typowe zadania administracyjnych na poziomie podstawowym. Mogą to być stanowiska obsługi klienta, np. telefonistka; stanowiska ogólne, jak urzędnicy; lub specjalistyczne, na przykład urzędnik kancelarii prawnej.
• Funkcje administracyjne: są zazwyczaj przeznaczone dla osób z większym doświadczeniem, wymagają mniej nadzoru i wiążą się z dodatkowymi obowiązkami. Pracownicy administracji pracują zwykle bezpośrednio z menedżerami w firmie i powierza się im bardziej zaawansowane lub złożone zadania, mają dostęp do informacji poufnych i mogą nadzorować innych pracowników.

Oto niektóre ze stanowisk należących do tej kategorii:

• Praktykant w dziale Administracji
• Telefonistka
• Recepcjonista
• Starszy referent
• Księgowy
• Aplikant radcowski
• Specjalista do spraw kadr i płac
• Pracownik Administracji sprzedaży
• Kierownik Administracji
• Sekretarz
• Starszy sekretarz
• Osobisty asystent
• Asystent Zarządu